Drive

Regnskap

Å ha kontroll på økonomien er noe av det aller viktigste for deg som næringsdrivende.

Trenger jeg regnskapsfører?

Ja, i de fleste tilfeller trenger du regnskapsfører. Regnskap er et fag som krever spesialkompetanse. Er det ikke ditt fag? Da bør du overlate det til noen som kan faget.

Her er noen av fordelene ved å bruke regnskapsfører:

• Du frigjør tid: Ikke undervurder verdien av din egen tid. Bruk den på business, ikke regnskap
• Mindre frustrasjoner: Å sette seg inn i regler, forstå skjemaer, ha kontroll over hvilke frister du må overholde, etc. kan være svært energikrevende og frustrerende. Bruk heller energien din på det som er kjernevirksomheten din
• Du sparer skatt: Mange opplever at regnskapsførerens økonomikunnskaper gir skattefradrag som mer enn dekker kostnaden ved å ha regnskapsfører
• Oppdatert: En regnskapsfører med respekt for seg selv holder seg faglig oppdatert, og sørger for at ditt regnskap er innenfor lovverket
• Kunnskap: Bruk regnskapsføreren som sparringspartner og rådgiver
• Ryddig regnskap

Minimer kostnadene

Spør regnskapsføreren om deres rutiner og arbeidsmetoder, og hvordan dere kan samarbeide best mulig slik at du gjør det du kan og regnskapsføreren gjør det du ikke kan. Be om en oversikt over hva som er dine oppgaver og frister.

Fakturaprogram eller regnskapsprogram?

Skal du fakturere kunder? Da trenger du et program for dette. Du kan ikke bruke Word, Excel etc. til å fakturere, da det stilles krav til bl. a nummerering og at man ikke skal kunne manipulere fakturaen i etterkant.

Fakturaprogram

Kommer du til å ha få kunder, og dermed produsere få fakturaer? Da vil du kanskje klare deg med et fakturaprogram, og trenger ikke regnskapsprogram. Det finnes flere gode nettbaserte fakturaprogrammer som du slipper å installere på PC-en din, og flere av disse er gratis. Disse lar deg:

• Legge inn kunder, med kontaktinfo
• Legge inn varer (eller tjenester)
• Legge inn rabatter
• Opprette faktura raskt og enkelt
• Sende faktura på e-post (som PDF-vedlegg)
• Få varsel når en faktura har forfalt
• Se statistikk/oversikt over omsetning og utestående
• Eksportere nøkkeltall til Excel

Noen fakturaprogrammer lar deg opprette KID-nummer, og noen har integrasjon til (eller samarbeid med) løsninger for inkasso.

OBS: Ved bruk av et «simpelt» fakturaprogram blir det mer arbeid for regnskapsføreren. Dermed kan du risikere at besparelsen ved å ikke kjøpe (tilgang til) regnskapsprogram blir spist opp av høyere kostnad til regnskapsføreren. Spør regnskapsføreren om du er i tvil.

Regnskapsprogram

Et regnskapsprogram kan være både kostbart, omfattende og vanskelig å sette seg inn i. Det har likevel mange fordeler framfor fakturaprogram:

• Gi regnskapsføreren tilgang
• Integrasjon
• Lagerstyring
• Utvidet kundeinfo
• Legg inn leverandører
• Utvidede rapporter
• Apper til smarttelefon og nettbrett

Gi regnskapsføreren tilgang

Nettbaserte regnskapsprogrammer lar deg gjerne gi regnskapsføreren tilgang, slik at du kan legge inn fakturaer og kvitteringer, og la regnskapsføreren fikse resten mens du til en hver tid har tilgang til alle rapporter og oversikter.

Integrasjon

Et regnskapsprogram kan gi deg integrasjon mot f.eks nettbutikk og kassesystem. Dette er fint hvis du har mange produkter. Når du endrer prisen på produktet i regnskapsprogrammet, vil kassasystemet og/eller nettbutikken automatisk bli oppdatert med ny pris.

Utvidet produktinfo

I et fakturaprogram kan du typisk kun opprette produkter med basisinformasjon, mens et regnskapsprogram som regel lar deg legge inn produkter med bilder og omfattende info, samt en rekke forskjellige varianter og attributter som kan påvirke prisen.

Lagerstyring

Mange regnskaps/økonomiprogrammer gir også mulighet for lagerstyring: Legg inn hvor mange du har på lager av hvert enkelt produkt. Når du oppretter en ordre/faktura sørger programmet for å oppdatere lagerbeholdningen, dermed vet programmet til enhver tid hvor mange du har igjen. Du kan få opp lister over lagerbeholdningen, og du kan få et varsel når beholdningen kommer ned til et visst nivå.

OBS: For at lagerstyring skal virke er det svært viktig at alle uttak av varer blir registrert i programmet, også om det er til eget bruk, vareprøve etc.

Kundegrupper

Lar deg legge inn forskjellige kundegrupper med hver sin pris/avanse: F. eks forhandler, forbruker, non-profit og andre varianter.

Utvidet kundeinfo

Regnskapssystemet har gjerne et kundekort-system som lar deg registrere all mulig informasjon om kunden, inkludert hva slags kommunikasjon dere har hatt tidligere.

Legg inn leverandører

I mange regnskapssystemer kan du legge inn leverandører med all nødvendig info inkludert kontaktperson, kredittid, priser, rabatter etc.

Utvidede rapporter

Et omfattende regnskapssystem gir deg alle slags rapporter. Det forteller deg alt du trenger å vite (forutsatt at du har lagt inn all informasjonen som trengs).

Apper til smarttelefon og nettbrett

Nettbaserte regnskapsprogrammer kan ha apper som lar deg bruke både smarttelefon og nettbrett til å jobbe med regnskapet.